¿Has escuchado lo que es un programa de ética empresarial?

En el blog donde se indicaban las Normas que regulan la Línea Ética de las empresas se expuso una muy importante para el tema que vamos a trabajar en este artículo, la Circular Externa 100-003  expedida por la Superintendencia de sociedades en el año 2016, describe una guía para poner en marcha programas de ética empresarial con la finalidad de prevenir conductas reconocidas como corruptas, ahora bien, este tema tiene su propio blog donde se relaciona la corrupción en las empresas.

Con base en la circular mencionada se expondrá lo que es un programa de ética empresarial en el marco colombiano y las características generales (8 principios) que estos tienen para las empresas, resaltando que cada organización o sociedad tiene sus propias particularidades, siendo así que la guía sirve para plantear la lucha contra la corrupción y otras conductas indebidas en las empresas, más no abarca las características específicas que implican cada mercado y cada producto o servicio ofrecido por las sociedades, ya que el control y minimización de los riesgos que se puedan presentar dentro de las organizaciones puede ser vislumbrado si se establece un programa de ética empresarial diseñado especialmente para una compañía específica.

Comprendiendo lo que puede aportar la guía y lo que no, procedemos a definirte lo que es un programa de ética empresarial, que son los procedimientos específicos a cargo del oficial de cumplimiento, encaminado a poner en funcionamiento las políticas de cumplimiento con el fin de identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los riesgos de soborno transnacional, así como de otros que se relacionen con cualquier acto de corrupción que pueda afectar a una persona jurídica,  ya con esta definición es importante mencionar que esta guía esta relacionada al artículo 23 de la Ley 1778 de 2016 (Ley Antisoborno) y que no solo de trata de soborno transnacional, pues bien se indica allí que cualquier acto de corrupción debe estar comprendido en los procedimientos a ejecutar para su lucha y disminución.

Los programas de ética empresarial deben adoptar ocho principios:

1 ) Compromiso de los altos directivos en la prevención del soborno trasnacional: Para la lucha contra el soborno y otras conductas relacionadas a la corrupción se necesita que los directivos de las empresas en Colombia comprendan el papel que cumplen dentro de estos riesgos y tomen las acciones necesarias para promover una cultura organizacional que no acepte ningún acto de corrupción, además de la disposición necesaria para dar a comprender a toda la organización con los recursos que sean necesarios la importancia de controlar y minimizar esa situación.

2 ) Evaluación de los riesgos relacionados con el soborno trasnacional: Como se indico antes, cada empresa es diferente, esto implica reconocer y evaluar los riesgos particulares que posea en sus procedimientos una persona jurídica. Aun así, la guía propone la evaluación de factores como a) País, resaltando la necesidad de reconocer el contexto en el que se desenvuelva la empresa, b) Sector Económico, se identifica que según el sector en que la compañía se desempeñe se presenta mayor riesgo de corrupción, por ejemplo, la OCDE en 2014 indicó que los sobornos estuvieron el 19% porciento en el sector minero-energético, c) Terceros, siendo identificado también en el informe de OCDE que la participación de personas externas o ajenas a las compañías en un 71%. A este nivel la guía recomienda a las empresas que identifique los riesgos por medio de diagnósticos independientes, tales como procedimientos de Debida diligencia Auditoria de cumplimiento.

3 ) Programa de ética empresarial: Como se ha mencionado anteriormente, un programa de ética requiere del diagnóstico de las particularidades de la empresa que lo va a implementar, y que este quede incluido en el manual de cumplimiento de la compañía. Este principio agrega el hecho de reconocer a todas las personas que hacen parte de una empresa como filtros que pueden prevenir y detectar conductas indebidas dentro de las compañías, por este motivo es imperante que todos quienes están vinculados a una organización se encuentren en capacidad de ejecutar los procedimientos y de esta manera luchar contra la corrupción. De igual manera, en el documento se exponen aspectos a regular tales como, entrega de regalos a tercerospolítica en materia de remuneraciones y pago de comisiones a empleados y contratistas, gastos relacionados con actividades de entretenimiento, contribuciones políticas de cualquier naturaleza, donaciones, procedimientos de archivos y conservación de documentos, debida diligencia, entre otras acciones que se detallan en la circular.

Ya conociendo varios aspectos a evaluar, si se dieron cuenta son aplicables en general a las compañías, más en los diagnósticos independientes saldrán a la luz otros los cuales tienen igual peso de riesgo. Para finalizar este principio se expone la necesidad de disponer de canales de denuncia que permitan recepcionar de manera anónima la información relacionada a acciones corruptas por parte de personas que hacen parte de organización o de terceros. Para mayor detalle de este principio en tu empresa, pues es indispensable, te puedes comunicar por medio del Chat.

4 ) Oficial de cumplimiento: Dentro de las situaciones allegadas a un programa de ética empresarial, resulta indispensable disponer por parte de la organización de la figura del Oficial de Cumplimiento, quien es una persona capacitada en la lucha contra el flagelo, que estará al frente de las actividades encaminadas a detectar, prevenir y sancionar lo que se encuentre relacionado a acciones corruptas.

5 ) Debida diligencia: El tema de este principio merece su propio blog, pues las empresas deben cumplir con las acciones orientadas a identificar y evaluar los riesgos asociados a su actividad económica en cuanto a corrupción. Estas acciones pueden ser variadas según las particularidades, por eso mismo, si deseas profundizar te puedes remitir al blog de la corrupción en las empresas.

6 ) Control y supervisión de las políticas de cumplimiento y programa de ética empresarial: Teniendo en cuenta la naturaleza cambiante del mercado, las empresas deben estar en capacidad de identificar estos cambios y adaptarse a las nuevas formas para luchar contra ellas. El control y la supervisión de los aspectos relacionados al manual de cumplimiento te aportaran la información para actualizar lo que se encuentre desatendiendo a la realidad de las acciones corruptas.

7 ) Divulgación de las políticas de cumplimiento y programa de ética empresarial: Este principio hace referencia a la necesidad por parte de compañía de generar campañas de comunicación de la información relevante a sus departamentos y áreas para prevenir e identificar las acciones corruptas, esto viniendo desde la figura del oficial de cumplimiento. Si tu empleado, administrados, gerente o cualquier persona que haga parte de la empresa conoce lo debe denunciar para evitar que escale, estas controlando de mejor manera el riesgo en tu compañía.

8 )  Canales de comunicación: Todo lo que te hemos comentado hasta el momento tiene una materialización más allá del papel donde se encuentre escrito el manual de cumplimiento, los canales de comunicación, como se indico en el principio 3 son los medios por donde se pueden realizar denuncias de manera anónima reportando acciones corruptas que perjudicarían a la empresa, entonces como habrás visto en todas las entradas, se relaciona a la Línea Ética, que en los futuros blogs se desglosará, por el momento te podemos comentar que los canales que Risks International te puede ofrecer para los procesos de recepción, investigación y solución de las acciones ya comentadas.

Finalizando este blog, hicimos la revisión de los 8 principios que se disponen por parte de la normativa colombiana en cuanto a los programas de ética empresarial, si deseas mayor información te puedes contactar con nosotros y con gusto te resolveremos tus dudas.

Redacción: Hans Acero. Psicólogo.

Fuente : Linea Ética